Muuttopalvelun tarjouspyyntö – näin tilaat muuttopalvelun

Mitä muuttopalvelun tarjouspyyntöön pitää kirjoittaa?

Hyvä muuttopalvelun tarjouspyyntö kertoo, mitä siirretään, mistä tavarat haetaan, minne ne viedään ja millaista apua tarvitaan.

Tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää ainakin:

1. Muuttopäivä tai mahdolliset päivät.
2. Toivottu aloitusaika.
3. Lähtöosoite.
4. Kohdeosoite.
5. Asuntojen tai toimitilojen koko.
6. Lähtö- ja kohdekerros.
7. Hissien käyttömahdollisuus ja koko.
8. Arvio tavaramäärästä.
9. Varastojen ja muiden sivutilojen tavarat.
10. Suuret tai painavat esineet.
11. Purettavat ja koottavat kalusteet.
12. Kantomatkat.
13. Muuttoauton pysäköintimahdollisuudet.
14. Pakkausavun tai muuttolaatikoiden tarve.
15. Muut aikatauluun tai kulkemiseen vaikuttavat asiat.

Kaikkien tietojen ei tarvitse olla lopullisia ensimmäisessä yhteydenotossa. Epävarmat asiat kannattaa kuitenkin merkitä selvästi. Jos esimerkiksi muuttopäivä riippuu avainten luovutuksesta, kerro mahdolliset päivät ja ajankohta, jolloin asia varmistuu.

Älä pienennä tavaramäärää tai jätä hankalia olosuhteita mainitsematta edullisemman arvion toivossa. Tarjous, joka perustuu puutteellisiin tietoihin, ei auta muuton todellisen työmäärän arvioimisessa.

Muuttopäivän ilmoittaminen tarjouspyynnössä

Ilmoita tarkka päivämäärä, jos se on tiedossa. Kerro myös toivottu aloitusaika ja mahdolliset aikarajat.

Muuttopäivään voivat vaikuttaa:

• avainten luovutus
• vanhan asunnon luovutusaika
• uuden kodin vastaanottaminen
• taloyhtiön sallimat muuttoajat
• hissivaraus
• työpäivä tai yrityksen aukiolo
• muut samana päivänä tehtävät kuljetukset
• pitkä ajomatka
• useat autokuormat

Jos päivämäärä ei ole varma, voit ilmoittaa esimerkiksi kaksi tai kolme mahdollista päivää. Kerro, mikä niistä on ensisijainen.

Muuttopalvelu kannattaa varata heti, kun ajankohta on riittävän varma. Kuunvaihteet ja viikonloput voivat täyttyä ajoissa. Kiireellinen muutto voi onnistua, jos aikataulussa on tilaa, mutta saatavuutta ei pidä olettaa.

Muuton tehtävät ja niiden ajoitus voi suunnitella muuton suunnitteluoppaan avulla.

Lähtö- ja kohdeosoitteen tiedot

Ilmoita molemmat osoitteet mahdollisimman tarkasti:

• katuosoite
• postinumero
• kaupunki
• rappukirjain
• kerros
• asunnon tai toimitilan numero
• käytettävä sisäänkäynti
• ovikoodi tai portti
• mahdollinen lastausalue

Osoite vaikuttaa muuton suunnitteluun, mutta pelkkä katuosoite ei kerro koko kulkureittiä. Kerro, jos sisäänkäynti sijaitsee rakennuksen toisella puolella, sisäpihalla tai pitkän käytävän päässä.

Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla emme veloita erillisiä ajokilometrejä tai siirtymistä. Laskutus alkaa muuttotiimin saapuessa asiakkaan luokse ja päättyy muuton valmistuessa.

Jos lähtö- tai kohdeosoite sijaitsee näiden kaupunkien ulkopuolella, mahdollisista matka- ja kuljetuskustannuksista sovitaan erikseen. Ilmoita aina tarkka osoite, jotta kuljetuksen kokonaisuus voidaan arvioida.

Pääkaupunkiseudun paikallisia olosuhteita käsitellään Helsingin, Espoon ja Vantaan muutto-oppaassa.

Miten tavaramäärä kuvataan tarjouspyynnössä?

Asunnon pinta-ala ja huonemäärä antavat lähtökohdan, mutta ne eivät yksin kerro tavaramäärää.

Kuvaa tavarat huone tai tavararyhmä kerrallaan.

Muuttolaatikot

Ilmoita arvio:

• valmiista muuttolaatikoista
• pahvilaatikoista
• säkeistä
• avoimista koreista, jotka pakataan ennen muuttopäivää
• arkisto- ja asiakirjalaatikoista

Jos laatikoita ei ole vielä pakattu, kerro nykyinen arvio ja päivitä määrä tarvittaessa myöhemmin.

Suuret kalusteet

Listaa esimerkiksi:

• sohvat
• nojatuolit
• sängyt
• runkopatjat
• ruokapöydät
• suuret hyllyt
• vaatekaapit
• työpöydät
• lipastot
• televisiot
• pesukoneet
• kuivausrummut
• jääkaapit ja pakastimet

Kerro, voidaanko kaluste purkaa ja kuka purkamisen tekee.

Sivutilojen tavarat

Muista:

• kellari
• vintti
• varasto
• autotalli
• parveke
• terassi
• pihavarasto
• yrityksen arkisto
• muut erilliset säilytystilat

Varastossa voi olla paljon pieniä tavaroita, jotka vievät pakattuina huomattavasti tilaa. Myös polkupyörät, renkaat, työkalut ja pihakalusteet vaikuttavat kuorman kokoon.

Jos muutat suuresta kodista, hyödynnä tavaramäärän kartoittamisessa suuren kodin muutto-opasta.

Kuvat ja videot tarjouspyynnön tukena

Kuvat tai video voivat auttaa tavaramäärän ja kulkureittien hahmottamisessa. Kysy yhteydenoton yhteydessä, millaista aineistoa arvion tueksi tarvitaan.

Hyödyllisiä kuvia voivat olla:

• jokaisen huoneen yleiskuva
• suuret kalusteet
• varastot
• painavat tai poikkeavat tavarat
• hissi
• porraskäytävä
• ulko-ovi
• sisäpiha
• muuttoauton suunniteltu pysäköintipaikka
• kapea portti tai kulkuaukko

Varmista ennen kuvien lähettämistä, ettei niissä näy tarpeettomasti henkilötietoja, salasanoja, asiakirjoja tai muuta yksityistä sisältöä.

Kuva ei korvaa kirjallista tavaraluetteloa kaikissa tilanteissa. Parhaan kokonaiskuvan saa yhdistämällä lyhyen kuvauksen, tavaraluettelon ja olennaiset kuvat.

Kerrokset ja hissit muuttopalvelun tarjouspyynnössä

Ilmoita lähtö- ja kohdeosoitteen kerros. Kerro myös, onko hissi käytettävissä.

Jos hissi on olemassa, tarkenna:

• hissin arvioitu koko
• oven leveys
• mahtuvatko suurimmat kalusteet hissiin
• pitääkö hissi varata
• onko hissille johtavalla reitillä portaita
• saako hissiä käyttää muuttoon
• onko käytössä tavarahissi
• liittyykö käyttöön aikarajoituksia

Pieni hissi voi sopia laatikoille mutta ei sohvalle, sängylle tai suurelle kaapille. Jos suuria tavaroita joudutaan kantamaan portaissa, tieto vaikuttaa työn suunnitteluun.

Jos hissiä ei ole, kuvaile porraskäytävä. Mainitse jyrkät, kapeat tai muuten hankalat kohdat.

Kantomatka ja muuttoauton pysäköinti

Kantomatka tarkoittaa reittiä asunnon tai toimitilan ovelta muuttoautolle. Pitkä kantomatka lisää työvaiheita jokaisen laatikon ja kalusteen kohdalla.

Kerro:

• mihin auton voi pysäköidä
• kuinka pitkä matka ovelle on
• kuljetaanko sisäpihan kautta
• onko reitillä portaita tai ramppi
• pitääkö kulkea useiden ovien läpi
• onko käytössä portti, puomi tai kulkulupa
• rajoittaako jokin rakenne auton korkeutta tai leveyttä
• onko paikalla tietöitä tai muita esteitä

Älä oleta, että talon edessä oleva tila on käytettävissä muuttopäivänä. Tarkista pysäköintisäännöt, taloyhtiön ohjeet ja mahdollinen lupatarve etukäteen.

Jos muuttoauto jää arvioitua kauemmas, se voi vaikuttaa työaikaan. Kerro epävarmasta pysäköintitilanteesta jo tarjouspyynnössä.

Mitkä suuret tai painavat tavarat pitää ilmoittaa?

Ilmoita kaikki tavarat, joiden kantaminen tai kuljettaminen voi poiketa tavallisista laatikoista ja kalusteista.

Tällaisia voivat olla:

• suuret kaapit
• massiivipuiset pöydät
• kuntolaitteet
• suuret kodinkoneet
• pitkät tasot
• suuret peilit
• lasipintaiset kalusteet
• isot televisiot
• muut painavat tai hankalan muotoiset esineet

Kerro mahdollisuuksien mukaan:

• tavaran mitat
• arvioitu paino
• voiko tavaran purkaa
• lähtö- ja kohdekerros
• hissin mitat
• ovien leveydet
• porraskäytävän kapeat kohdat
• kantomatka
• valmistajan siirto-ohjeet

Palvelusivullamme mainitaan raskaiden ja suurten tavaroiden siirtäminen osana tarjoamiamme muuttoon liittyviä töitä. Yksittäisen tavaran siirtämisen edellytykset arvioidaan kuitenkin sen mittojen, painon ja kulkureitin perusteella.

Jos muutossa on tavallista vaativia kulkureittejä tai muita poikkeuksia, tarkista myös vaativan kotimuuton opas.

Mitkä muuttopalvelut pitää eritellä?

Tarjouspyynnössä pitää kertoa, mitä haluat meidän tekevän.

Tarve voi koskea:

• tavaroiden kantamista
• kuljetusta
• kalusteiden suojaamista
• kalusteiden purkamista
• kalusteiden kokoamista
• tavaroiden pakkaamista
• muuttolaatikoiden toimittamista
• valaisimien irrottamista
• valaisimien asentamista
• astianpesukoneen irrottamista
• vesiliitännän tulppaamista
• tarpeettoman irtaimiston poisvientiä
• suurten tai painavien tavaroiden siirtämistä

Älä kirjoita pelkästään, että tarvitset “täyden palvelun muuton”. Ilmaus voi tarkoittaa eri ihmisille eri asioita. Luettele tarvittavat työvaiheet.

Astianpesukoneen voimme irrottaa ja tulpata vesiliitännän. Emme asenna astianpesukonetta uudessa kohteessa.

Ajantasainen kuvaus tarjoamistamme töistä löytyy palvelusivultamme.

Mitä asiakkaan pitää tehdä itse?

Jos pakkauspalvelua ei ole sovittu, irtaimiston pitää olla pakattuna ennen muuttotiimin saapumista.

Asiakkaan valmisteluihin kuuluu tavallisesti:

• pienten tavaroiden pakkaaminen
• laatikoiden sulkeminen
• laatikoiden merkitseminen
• muuttoon kuulumattomien tavaroiden erottelu
• lääkkeiden ja asiakirjojen pitäminen omassa hallussa
• avainten saatavuuden varmistaminen
• pysäköinnin ja taloyhtiön ohjeiden selvittäminen
• muutoksista ilmoittaminen
• turvallisen kulkureitin valmistaminen

Sovi erikseen, jos tarvitset apua pakkaamiseen, muuttolaatikoihin, kalusteisiin, valaisimiin tai muihin työvaiheisiin.

Pakkaaminen muuttoa varten -oppaasta löydät ohjeet laatikoiden, astioiden, kirjojen, elektroniikan ja kalusteiden valmisteluun.

Kotimuuton tarjouspyyntö

Kotimuuton tarjouspyyntö voi olla tiivis, kunhan olennaiset tiedot löytyvät siitä.

Esimerkiksi:

Hei, olemme muuttamassa 15. lokakuuta Helsingin Lauttasaaresta Espoon Tapiolaan. Lähtöasunto on 82 m² kolmio kolmannessa kerroksessa. Talossa on hissi, mutta sohva ei mahdu siihen. Kohdeasunto on 95 m² rivitaloasunto. Muuttoauton saa arviolta noin 20 metrin päähän lähtöovesta ja kohteessa oven lähelle. Muutettavana on noin 45 laatikkoa, sohva, kaksi sänkyä, ruokapöytä, kuusi tuolia, kaksi työpöytää, televisio, pesukone ja kellarivaraston tavarat. Tarvitsemme apua kantamiseen, kuljetukseen, suojaamiseen sekä sänkyjen purkamiseen ja kokoamiseen. Millainen tiimi sopisi muuttoon ja miten hinta määräytyisi?

Esimerkki ei määritä tietyn muuton työaikaa tai hintaa. Sen tarkoitus on näyttää, millaiset tiedot auttavat tarjouksen tekemisessä.

Suuren kodin tarjouspyyntö

Suuren kodin muutossa tarvitaan tavallista tarkempi tavarakuvaus.

Liitä mukaan:

• huonekohtainen kalusteluettelo
• laatikoiden arvio
• kaikki varastot
• autotallin tavarat
• pihakalusteet
• kodinkoneet
• suuret ja painavat tavarat
• purettavat kalusteet
• kuvat tarvittaessa
• tieto mahdollisista useista kuormista

Kerro myös, jos tavaroita viedään useaan osoitteeseen tai osa niistä jätetään erilliseen säilytyspaikkaan.

Mitä enemmän tavaraa on, sitä tärkeämpää on varmistaa, että tiimin ja auton valinta perustuu koko irtaimistoon eikä vain asuintilojen neliöihin.

Yritysmuuton tarjouspyyntö

Yritysmuutossa tarvitaan tavaramäärän lisäksi tieto toiminnan aikataulusta.

Ilmoita:

• yrityksen ja yhteyshenkilön tiedot
• lähtö- ja kohdeosoite
• toimitilojen koko
• työpisteiden määrä
• laatikoiden arvio
• kalusteet
• laitteet yleisellä tasolla
• arkistot ja varastot
• purettavat ja koottavat kalusteet
• kerrokset ja hissit
• lastausalueet
• kulkurajoitukset
• vanhan tilan luovutusaika
• uuden tilan käyttöönottotavoite
• pakkausavun tarve
• toivottu muuttojärjestys

Kerro myös, pitääkö yrityksen toiminnan jatkua muuton aikana. Tämä voi vaikuttaa siihen, toteutetaanko muutto yhdellä kertaa vai vaiheittain.

Yritysmuuton vastuut, työpistemerkinnät ja käyttökatkon hallinta löytyvät yritysmuuton suunnitteluoppaasta.

Mitä tarjouspyynnön jälkeen tapahtuu?

Kun olemme saaneet muuton tiedot, käymme läpi tarpeet ja arvioimme sopivaa toteutusta.

Tarvittaessa pyydämme lisätietoja esimerkiksi:

• tavaramäärästä
• suurista esineistä
• hisseistä
• pysäköinnistä
• kantomatkasta
• kalusteiden purkamisesta
• pakkausavusta
• muuttopäivän aikarajoista

Tämän jälkeen tarjouksessa tai muussa kirjallisessa vahvistuksessa määritetään sovitun toteutuksen olennaiset tiedot.

Älä vahvista tarjousta ennen kuin ymmärrät, mitä se sisältää ja millä perusteella hinta määräytyy.

Mitä muuttopalvelun tarjouksesta pitää tarkistaa?

Tarkista tarjouksesta:

• muuttajien määrä
• muuttoauton sisältyminen hintaan
• tuntihinta tai muu hinnoittelutapa
• arvonlisäveron sisältyminen
• laskutuksen alkamishetki
• laskutuksen päättymishetki
• mahdollinen vähimmäisveloitus
• laskutusväli
• kilometri- ja siirtymäkulut
• hintaan sisältyvät työvaiheet
• erikseen laskutettavat työt
• mahdolliset ajankohtaan liittyvät lisät
• tarjouksen voimassaolo
• muutosten ja peruutusten ehdot
• vakuutusta koskevat tiedot

Meillä kahden muuttajan ja kevyen kuorma-auton sekä kolmen muuttajan ja kevyen kuorma-auton hinnat sisältävät arvonlisäveron. Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla emme veloita erillisiä ajokilometrejä tai siirtymistä.

Ajantasaiset hinnat ja laskutusta koskevat tiedot löytyvät hinnastostamme. Hinnan muodostumista käsitellään tarkemmin muuton hintaoppaassa.

Tuntihintainen vai erikseen määritelty tarjous?

Tuntihinnoittelussa lopullinen summa määräytyy sovitun tiimin tuntihinnan ja käytetyn työajan perusteella.

Suuremmasta ja tarkasti ennakkoon määriteltävästä muutosta voidaan sopia erillinen tarjous. Sopiva hinnoittelutapa arvioidaan muuton tietojen perusteella.

Jos saat kiinteän tai muuten erikseen määritellyn tarjouksen, tarkista:

• mitkä tavarat se kattaa
• mitkä osoitteet kuuluvat mukaan
• mitkä työvaiheet sisältyvät hintaan
• miten lisätavarat käsitellään
• mitä tapahtuu lähtötietojen muuttuessa
• sisältyvätkö matka- ja muut kustannukset
• miten mahdollinen odotus käsitellään

Tuntihintaa ja ennalta määriteltyä summaa ei pidä vertailla tarkistamatta palvelujen sisältöä ja rajauksia.

Kuinka muuttopalveluiden tarjoukset tehdään vertailukelpoisiksi?

Lähetä jokaiselle tarjoajalle samat tiedot. Tee vertailua varten taulukko, jossa ovat vähintään:

Vertailtava tieto	Tarjous A	Tarjous B	Tarjous C
Muuttajien määrä
Muuttoauto
Tuntihinta tai kiinteä hinta
Laskutuksen alku
Vähimmäisveloitus
Kilometri- ja siirtymäkulut
Suojaaminen
Purku ja kokoaminen
Pakkausapu
Muut lisäkulut
Muutos- ja peruutusehdot

Jos yksi yritys ehdottaa kahta muuttajaa ja toinen kolmea, pyydä molemmilta perustelu. Pelkkiä tuntihintoja ei voi verrata suoraan, jos tiimin koko tai palvelusisältö eroaa.

Muuttopalvelun valintaopas auttaa arvioimaan tiimiä, kalustoa, arvosteluja ja tarjouksen selkeyttä.

Milloin tarjouspyynnön sijaan kannattaa soittaa?

Puhelu voi olla käytännöllinen, jos:

• muuttopäivä on hyvin lähellä
• tilanteessa on useita epävarmoja tietoja
• tavaroita haetaan monesta osoitteesta
• kohteessa on poikkeava kulkureitti
• muutossa on suuria tai painavia tavaroita
• avainten aikataulu on epäselvä
• yritysmuutto vaatii vaiheistusta
• haluat varmistaa saatavuuden nopeasti

Pidä puhelua varten esillä samat tiedot kuin kirjalliseen tarjouspyyntöön.

Kirjaa puhelun jälkeen ylös:

• sovittu päivämäärä
• tiimin koko
• hinta
• laskutuksen perusteet
• palveluun kuuluvat työt
• mahdolliset lisäkulut
• seuraava vaihe

Pyydä tilauksen olennaiset tiedot kirjallisina. Näin molemmat osapuolet voivat tarkistaa, että sovittu sisältö on ymmärretty samalla tavalla.

Miten muuttopalvelun tilaus vahvistetaan?

Tarjouksen hyväksyminen ja varauksen vahvistuminen eivät välttämättä tarkoita kaikilla palveluntarjoajilla täsmälleen samaa asiaa. Tarkista, mitä sinun pitää tehdä varauksen vahvistamiseksi.

Varmista kirjallisesti:

• muuttopäivä
• aloitusaika
• lähtö- ja kohdeosoite
• muuttajien määrä
• käytettävä kalusto
• hinta ja laskutusperuste
• palveluun kuuluvat työvaiheet
• erikseen sovitut työt
• yhteyshenkilöt
• muutoksia ja peruutuksia koskevat ehdot

Tarkista myös, onko sinun vielä toimitettava tietoja ennen muuttopäivää.

Älä oleta ajan olevan varattu pelkän alustavan tiedustelun perusteella. Pyydä vahvistus siitä, että tilaus on vastaanotettu ja muuttopäivä varattu.

Mitä muuttofirmalle ilmoitetaan varauksen jälkeen?

Ilmoita kaikista muutoksista, jotka vaikuttavat työn laajuuteen tai aikatauluun.

Tällaisia voivat olla:

• muuttopäivän vaihtuminen
• aloitusajan muuttuminen
• uusi osoite
• tavaramäärän kasvu
• uusi varasto
• ilmoittamatta jäänyt suuri kaluste
• hissin poistuminen käytöstä
• pysäköintijärjestelyn muuttuminen
• pitkä kantomatka
• pakkausavun tarve
• uusi nouto- tai toimitusosoite
• avainten luovutuksen muuttuminen

Muutoksesta kannattaa ilmoittaa heti. Muuttotiimin ja kaluston sopivuus perustuu aiemmin annettuihin tietoihin, joten olennainen muutos voi vaatia toteutuksen uudelleenarviointia.

Muuttopalvelun tarjouspyynnön valmis pohja

Voit käyttää seuraavaa rakennetta tarjouspyynnössä:

Muuttopäivä:
Vaihtoehtoiset päivät:
Toivottu aloitusaika:
Lähtöosoite:
Kohdeosoite:
Asuntojen tai toimitilojen koko:
Lähtö- ja kohdekerros:
Hissit:
Arvio muuttolaatikoiden määrästä:
Suuret kalusteet ja kodinkoneet:
Varastot ja muut sivutilat:
Painavat tai poikkeavat tavarat:
Kantomatka lähtöosoitteessa:
Kantomatka kohdeosoitteessa:
Muuttoauton pysäköinti:
Purettavat ja koottavat kalusteet:
Pakkausavun tai muuttolaatikoiden tarve:
Muut tarvittavat työvaiheet:
Aikatauluun tai kulkemiseen vaikuttavat asiat:
Yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero:

Täytä vain tilanteeseesi sopivat kohdat. Jos jokin tieto ei ole vielä tiedossa, merkitse se avoimeksi ja kerro, milloin pystyt vahvistamaan asian.

Tarkistuslista ennen muuttopalvelun tilaamista

• Muuttopäivä tai mahdolliset päivät on ilmoitettu.
• Molemmat osoitteet ovat oikein.
• Tavaramäärä on kuvattu realistisesti.
• Varastot ja sivutilat ovat mukana arviossa.
• Kerrokset ja hissit on ilmoitettu.
• Kantomatkat on arvioitu.
• Pysäköintitilanne on kuvattu.
• Suuret ja painavat tavarat on ilmoitettu.
• Kalusteiden purkamisesta ja kokoamisesta on sovittu.
• Pakkausavun tarve on ilmoitettu.
• Muuttajien määrä on vahvistettu.
• Muuttoauton sisältyminen on vahvistettu.
• Hinta ja laskutusperuste ovat tiedossa.
• Vähimmäisveloitus ja laskutusväli on tarkistettu.
• Mahdolliset lisäkulut on selvitetty.
• Muutosten ja peruutusten ehdot on tarkistettu.
• Sovitut asiat on saatu kirjallisesti.
• Varauksen vahvistuminen on varmistettu.

Hyvä tarjouspyyntö vähentää arvailua sekä asiakkaalta että muuttopalvelulta. Kun tavaramäärä, osoitteiden olosuhteet ja tarvittavat työvaiheet on kuvattu selkeästi, tarjousta voidaan arvioida samoilla tiedoilla kuin muuttopäivän toteutusta.